Inligtingsbeleid van die NG Kerk in Oos-Kaapland

INLEIDING

Hierdie inligtingsbeleid is saamgestel om die inligtingsbeleid van die NG Kerk in Oos-Kaapland te kommunikeer en om te voldoen aan vereistes van die Wet op Beskerming van Persoonlike Inligting, Wet nr. 4 van 2013.

Die Sinodale kantoor is die administratiewe sentrum van die NG Kerk in Oos-Kaapland waar inligting geberg en hanteer word. Die kantoor is geleë te Cotswoldlaan 31, Cotswold, Gqeberha (Port Elizabeth), 6055.

Die NG Kerk in Oos-Kaapland is ‘n kerklike organisasie en funksioneer as Sinode binne die verbandstruktuur van die NG Kerk, met meer as 100 gemeentes en 12 ringe regoor die provinsie van Oos-Kaapland, insluitend gemeentes uit die Wes-Kaap en Noord-Kaap.

Hierdie gemeentes het kerkrade, kommissies, bedieninge, lidmate, ampsdraers, werknemers, medewerkers en bedryf gemeenskapsdienste. Die ringe bestaan uit afgevaardigdes, ampsdraers en kommissies. Die Sinode bestaan uit ‘n sinodale kantoor, netwerke, kommissies en het werknemers.

Elke ring en gemeente stel hul eie inligtingsbeleid saam en wys hul eie inligtingsbeampte aan. Hierdie ringe en gemeentes is self verantwoordelik vir die hantering

Die NG Kerk in Oos-Kaapland is ‘n vriendekring wat saam groei.

Hierdie handleiding het ten doel om die prosessering van persoonlike inligting van gemeentelede te reguleer en is daarop gemik om die persoonlike inligting te beskerm en ons gemeentelede se privaatheid te respekteer.

Die inligtingsbeampte van die NG Kerk in Oos-Kaapland is ds Danie Mouton en die adjunk-inligtingsbeampte me Chantall Vermaak, beide tel 041 365 3159 of sinode@ngkok.co.za.

VERTROULIKHEIDSWAARBORG

Die Sinode waarborg vertroulikheid en kom ooreen dat data slegs geprosesseer word vir die doelwitter waarvoor dit ingesamel is.

Die sinode onderneem om:

  • Alle lidmate se inligting as vertroulik te beskou.
  • Alle moontlike maatreëls in plek te stel om die veilige bewaring van die inligting te verseker op die kantoorperseel, asook inligting wat gerekenariseer is, tensy ooreengekom om dit te publiseer.
  • Geen inligting te versprei behalwe vir gebruik soos ooreengekom, of deur die wet anders bepaal, nie.
  • Geen persoonlike inligting aan ander instansies te gee, te verkoop of te versprei vir bemarkingsdoeleindes of ander doeleindes nie.
  • Wagwoordbeskerming vir digitale inligting word in stand gehou
  • Hardeskywe word vernietig wanneer dit nie langer gebruik word nie

PERSOONLIKE INLIGTING GEBERG DEUR DIE NG KERK IN OOS-KAAPLAND

Hier is lys van die mees algemene inligting wat die NG Kerk in Oos-Kaapland hanteer:

  • Naam
  • Van
  • Geboortedatum/ouderdom
  • Identiteitsnommer/paspoortnommer
  • Telefoonnommers
  • E-posadresse
  • Fisiese adres
  • Posadres
  • Gemeente
  • Geslag
  • Huwelikstatus
  • Foto’s en video-materiaal
  • Private korrespondensie
  • Godsdienstige en filosofiese menings en oortuigings
  • Werkgewer, indiensnemingsrekords en vergoedingsinligting
  • Postipe (onbepaalde of bepaalde termyn, deeltyds of voltyds, tentmaker)
  • Postitel (ds, ouderling, diaken, diensleraar, bedienaar, e.s.m.)
  • Finansiële inligting (bankbesonderhede, inkomste, bankstate, skuld)
  • Pensioenlidmaatskap
  • Belastingnommer (SAID)
  • Verwysingsnommer as huweliksbevestiger
  • Opvoedkundige inligting, bv opleidingsinstansie, studierigting, kwalifikasies, beurse
  • Familielede
  • Beroep en beroepsgeskiedenis
  • Betrokkenheid by die kerkverband (bv. lid van ringskommissie, sinodale kommissie, sinodale netwerk of verteenwoordiger by ‘n ander instansie, soos die algemene sinode of werkgroep)
  • Referente
  • Handtekening

Nota: Net inligting van lewendige persone versamel, geberg en gebruik. Inligting van persone wat oorlede is, word vernietig.

BENUTTING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

Die inligting van datasubjekte word vir die volgende doeleindes benut:

  • Kommunikasie deur papiergebaseerde of digitale platforms, soos e-pos, sosiale media, nuusbriewe, geloofsbriewe, sakelyste en notules van vergaderings
  • Publikasie in die Kerkjaarboek
  • Lys van gemeenteleraars en kerkkantore aanlyn op ons webblad
  • Gelukwense met verjaarsdae op sosiale media
  • Nuusartikels, bv. in ons sinodale nuusbrief
  • Kontrole van lidmaatskap van die predikante pensioenfonds
  • Aanbied van voortgesette bedieningsontwikkeling
  • Byeenroep van kerklike vergaderings of saamtrekke
  • Bedryf van sinodale netwerke en kommissies
  • Bedryf van die stelsel van ringsprojekte
  • Ander kerklike rolspelers, soos kommissies van eksterne rolspelers waarop die datasubjek die sinode

Ons wens leraars op sosiale media geluk met hul verjaarsdae, en gebruik hiervoor leraars se geboortedatum (dag en maand) en foto. Ons plaas inligting, foto’s en video’s oor bedieninge waarby gemeentes, lidmate en medewerkers betrokke is op sosiale media en in ons nuusbriewe,

DATAGEBRUIK EN BEPERKINGS

Die NG Kerk in Oos-Kaapland onderneem om die volgende inligting vir die doelwitte soos aangedui te prosesseer:

InligtingRede en gebruik
Naam, van, werkgewer (gemeente), adres, e-posadres, telefoonnommers,Kerkjaarboek, kontaklys op sinode se webblad
Naam, van, gemeente, geboortedatum (dag en maand), fotoLeraars met verjaarsdag geluk gewens op sosiale media
SelfoonnommerWhatsapp, SMS of ander soortgelyke platforms
Fisiese adresSkriftelike korrespondensie, dokumente vir vergaderings
Foto’s, stemopnames, videoBerigte oor werksaamhede van gemeentes (leraars, ampsdraers, lidmate, medewerkers)
Titel, naam, van, fisiese adres, werkgewer, telefoonnommers, e-pos, verwysingsnommer as huweliksbevestiger, ID-nommerDept. van Binnelandse Sake vir registrasie as huweliksbevestiger
Naam, van, gemeente, ring, fisiese adres, posadres, e-pos, telefoonnommers, geslagGeloofsbriewe en kommunikasie oor vergaderings
Naam, van, fisiese adres, telefoonnommers, geslagKonferensiesentra, gastehuise en verblyfplekke waar kerklike byeenkomste plaasvind
Indiensnemingsrekords, vergoedingsinligting, SAID verwysingsnommerWerknemers van die sinode
Naam, van, e-posadresSinodale nuusbrief
Amptelike kommunikasie aan kerkkantoreNaam, van, e-posadres, posadres
Naam, van, werkgewer (gemeente), postipe, geboortedatumKontroleer lidmaatskap van die toepaslike pensioenfondse
Naam, van, telefoonnommers, e-posFormele en informele sinodale netwerke, dienslewering, diakonaat, kommunikasie oor skenkings
Naam, van, telefoonnommers, e-posAanwys van appèlliggaam
Naam, van, adres, telefoonnommers, geboortedatum, studierigting, opleidingsinstansie, huwelikstaat, beroep en werksgeskiedenis, bankbesonderhede en bankstate, inkomste, skuld, beurse, handtekeningBeursaansoeke, ondernemingsvorm by toekenning van beurs
Naam, van, adres, gemeente, ring, handtekeningRingsprojekte
Naam, van, selfoon, e-posKennisgewing van betalings in sinodale bankrekening
Naam, van, selfoon, e-pos, ID, SAID-verwysingsnommerUitreik van IRP5
Naam, van, gemeenteVBO-Register
Titel, naam, van, gemeenteAkte van bevestiging
Titel, naam, van, ring, gemeenteSertifikaat vir opleiding, bv in prediking of pastoraat

VORMS WAT PERSOONLIKE INLIGTING VAN DATASUBJEKTE BEVAT

  • Inligting benodig vir die registrasie van huwelike
  • Inligting vir die Kerkjaarboek
  • Eisvorm vir reis- en verblyfkoste
  • Geloofsbrief
  • Registrasie vir sinodale byeenkomste (fisies of aanlyn)
  • Registrasie om Grens.Pos (sinodale nuusbrief) te ontvang
  • VBO-inskrywingsvorm
  • VBO-register
  • Covid-register
  • Presensievorms
  • Naamlys sinodale kommissies
  • Naamlys sinodale netwerke
  • Beursaansoekvorm en ondernemingsvorm
  • Ringsprojekaansoekvorm
  • Kennisgewing van betalings in sinodale rekening
  • Ad hoc vorms en navrae wat van tyd tot tyd voltooi word.

VERWERKING VAN INLIGTING

Die personeel van die sinodale kantoor het toegang tot die data en verwerk dit ooreenkomstig die doel waarvoor dit ingesamel is. Inligting word slegs na buite beskikbaar gestel in formate, kanale en publikasies waarvoor ooreengekom is.

Verwerkte data word ook benut om kommissie van die sinode in staat te stel om hul werksaamhede te verrig. Die nodige vertroulikheid word deurgaans gehandhaaf.

Persone (datasubjekte) word ook die geleentheid gegee om hul data op te dateer, in welke geval dit onmiddellik geprosesseer word.

Indien enige buitestander toegang tot die data wil bekom, moet ‘n skriftelike aansoek gerig word. Data word nie beskikbaar gestel tensy die datasubjek(te) toestemming daarvoor gegee het nie.

AANSOEKE RONDOM INLIGTING

Dit staan enige datasubjek vry om aansoek te doen vir die aanvulling of opdatering van inligting deur ‘n e-pos te stuur aan die Direkteur Sinode by sinode@ngkok.co.za met vermelding van die volle naam, die motivering vir die versoek en ‘n aanduiding van die data wat opdateer moet word.

Dit staan enige datasubjek vry om aansoek te doen vir die uitwissing van inligting indien die gronde waarop die inligting te hou en prosesseer word nie langer bestaan nie deur ‘n e-pos met die motivering en vermelding van die data wat uitgewis moet word te stuur aan die Direkteur Sinode by sinode@ngkok.co.za.

Enige besware teen die verwerking van inligting kan gestuur word aan die Direkteur Sinode by sinode@ngkok.co.za.

VORMS

Die volgende vorms is beskikbaar vir datasubjekte:

Vorm 1: Beswaar teen verwerking van persoonlike inligting

Vorm 2: Versoek om regstelling of skrapping van persoonlike inligting of vernietiging of skrapping van rekord van persoonlike inligting

Vorm 4: Aansoek om die toestemming van ’n lidmaat vir die verwerking van persoonlike inligting vir die doel van direkte bemarking

Handig voltooide vorms in by die Direkteur Sinode deur dit te stuur aan sinode@ngkok.co.za.

Print Friendly, PDF & Email
close
Teken in op Grens.Pos, ons e-nuusbrief
Ons hanteer jou data privaat en deel dit nie met buitestaanders nie.