A1 Verslag van Ontwerpspan (Sakelys Sinode 2021)


Terug na INHOUDSOPGAWE

Die volgende aanbevelings word vir goedkeuring aan die vergadering voorgelê:

1.  Ontwerpspan

1.1  ‘n Ordekommissie, wat as Ontwerpspan optree, is saamgestel bestaande uit ds Jasper Louw, dr Dewald Davel, ds Danie Mouton, die dagbestuur van die sinodale kommissie en ‘n groep medewerkers, insluitend vroue- en jong leraars. Verskeie konsultasie-geleenthede is met belanghebbers gehou.

1.2  Hiermee doen die ontwerpspan verslag.

2.  Aanlyn op Zoom

2.1  Weens die eerste Covid-inperkings van 2020 het die Sinodale Kommissie die volgende sinodale vergadering met een jaar uitgestel na Oktober 2021. Die volgende aannames het gegeld:

  • Covid-19 sou teen Oktober 2021 onder beheer wees;
  • Inenting sou aan die begin van 2021 beskikbaar wees en die bevolking sou kort daarna kudde-immuniteit weens die immunisasie bereik;
  • Sosiale afstand (te alle tye 1.5 tot 2 meter afstand tussen persone) sou minder streng toegepas word, of reeds verval het;
  • Hoewel sinodale vergaderings elke vier jaar, in die jaar na die algemene sinode, plaasvind sou die uitstel met een jaar nie ontwrigtend wees nie.

2.2  Teen Julie 2021 het dit duidelik geword dat die immunisasieprogram stadig vorder, met ‘n beduidende gedeelte van die blanke bevolking wat kies om nie ingeënt te word nie. ‘n Voortslepende styging van infekteringsvlakke in die Oos-Kaap beteken ook dat die tydstip waarop die derde vlaag sy piek sal bereik moeilik voorspel kan word. By die skryf hiervan kan slegs 50 persone binnenshuis bymekaarkom, maar sou hierdie getal vermeerder sal sosiale afstand ‘n baie groot vergaderlokaal vereis. Verder het verskeie afgevaardigdes aangedui dat hulle nie hul weg oopsien om vanjaar ‘n groot vergadering by te woon nie. Ten slotte kan die sinodale vergadering moeilik nog langer uitgestel word.

2.3  Aangesien die SK-Dagbestuur gemagtig is om ‘n finale besluit te neem, is gekies om die vergadering aanlyn op die Zoom-platform te hou.

2.4  By kommunikasie van hierdie besluit is nét steun en begrip vir die keuse ontvang.

2.5  Lees asseblief pt. 6 in hierdie verslag betyds en deeglik deur om u toegang tot die vergadering op Zoom te verseker.

3.  Vergaderdatums en -tyd

3.1  Die Sinode konstitueer DV op Dinsdag, 12 Oktober 2021 om 09:00.

3.2  Die vergaderdatums en -tye is:

3.3  Ons versoek afgevaardigdes om reeds vanaf 08:45 op Zoom in te skakel, sodat ons 09:00 kan begin.

3.4  Die Zoom-skakel na die vergadering word vooraf aan elke individuele afgevaardigde se persoonlike e-posadres gestuur. Hou dit asseblief vertroulik, dit is slegs vir afgevaardigdes bedoel.

3.5  Die nuwe moderatuur word op die eerste sittingsdag verkies (12 Oktober), ook op die Zoom-platform. Hierdie moderatuurslede sal dan van 19-21 Oktober die vergadering vanuit die sinodale kantoor in Nelson Mandelabaai lei. Die speling tussen 12 en 19 Oktober laat ruimte om die nodige reëlings te tref.

4.  Doel

4.1  Die doel van die vergadering is onderskeiding van God se wil / roeping vir die bediening van die NG Kerk in Oos-Kaapland oor die volgende 4 jaar. Wat is dit wat die Here op sleutelgebiede deur ons wil doen? Waarheen nooi Hy ons om saam met Hom te gaan?

4.2  Hoewel aanlyn, is die Sinode tog ook ‘n saam-wees geleentheid. Ons word daaraan herinner dat ons nie alleen is nie: ons het die Here en mekaar.

5.  Opening

5.1  Die konstituering van die vergadering vind om 09:00 op 12 Oktober 2021 plaas onder leiding van die voorsitter van die Sinodale Kommissie (KO Bep 34.3).

6.  Registrasie en konstituering – via unieke e-posadres en gekoppelde Zoom-registrasie

6.1  Elke afgevaardigde (moet) beskik oor ‘n persoonlike en eie e-pos adres wat vooraf aan die Skriba van die Sinode gekommunikeer word. Hierdie kan nie die e-posadres van die kerkkantoor wees, of ‘n e-posadres waartoe die afgevaardigde nie direkte toegang het nie. Afgevaardigdes wat hulp benodig, kan met die Direkteur Sinode skakel. Die Sinode kan afgevaardigdes bystaan met ‘n tydelike, unieke e-posadres.

6.2  Afgevaardigdes skep vir hulself ‘n eie gratis Zoom-registrasie op www.zoom.us met hul eie, unieke e-posadres. Deur met hierdie Zoom-registrasie op die aanlyn-sinode in te skakel, registreer afgevaardigdes vir die sitting.

6.3  Die Zoom-skakel na die vergadering word kort voor die vergadering deur die Direkteur Sinode aan afgevaardigdes gestuur, na die unieke e-posadres van daardie afgevaardigde soos vooraf gekommunikeer. Afgevaardigdes hanteer die skakel vertroulik, aangesien inskakeling op Zoom slegs vir afgevaardigdes bedoel is.

6.4  Elke afgevaardigde skakel met sy/haar eie toestel (rekenaar, tablet of selfoon) op die vergadering in. Hierdie inskakeling met ‘n eie e-posadres en gekoppelde Zoom-registrasie is afgevaardigdes se virtuele “stembriefie”. Slegs een e-posadres word aan elke afgevaardigde verbind.

6.5  Die vergadering word só opgestel dat afgevaardigdes wat met ‘n onbekende Zoom-rekening (gekoppel aan ‘n onbekende e-posadres) probeer inskakel nie toegang tot die vergadering sal kan verkry nie.

6.6  Indien daar spesiale omstandighede rondom ‘n afgevaardigde se inskakeling is (bv. deur ‘n vriend met internettoegang se rekenaar) moet dit betyds aan die Direkteur Sinode gekommunikeer word sodat toegang verseker kan word. Slegs een Zoom-registrasie word aan elke afgevaardigde gekoppel.

6.7  Waar gemeentes afgevaardigdes vanuit die gemeente se kerkkantoor op Wi-Fi akkommodeer, word dit verwelkom. Kies asb. ‘n ruimte met goeie sein, maar waar daar so min moontlik steurnis is. Waar twee afgevaardigdes dieselfde vertrek deel, is ‘n harde kringfluit op Zoom baie moontlik. Gebruik dan asseblief oorfone. Verseker dat genoeg bandwydte per afgevaardigde beskikbaar is.

7.  Handleiding vir die gebruik van Zoom

7.1  ‘n Handleiding vir registrasie op Zoom en die eenvoudige riglyne tydens Zoom-vergaderings is aanlyn beskikbaar by https://ngkok.co.za/sinode-2021/.

8.  Whatsapp

8.1  Kommunikasie aan afgevaardigdes geskied ook per Whatsapp. Ons versoek dus dat afgevaardigdes Whatsapp op hul slimfone installeer en aktiveer. Ons koppel die selfoonnommer op die geloofsbrief aan elke afgevaardigde. Die sinode se Whatsapp-nommer is 072 338 5969. Stoor dit op u foon as ‘n kontaknommer, bv. “Sinode NGKOK 2021”. Die nommer is slegs vir Whatsapps. Geen oproepe word by hierdie nommer beantwoord nie.

9.  Stemming tydens die aanlyn-vergadering

9.1  Dit is moontlik om betroubaar via die Zoom-platform te stem. Elke rekenaar, tablet of selfoon wat op die vergadering ingeteken is, kan een stem uitbring. Twee of meer afgevaardigdes kan daarom nie een toestel gebruik nie.

9.2  Nominasies vind ook via die Zoom-platform plaas, alternatiewelik deur ‘n Whatsapp te stuur na die selnommer by pt 8.1 vermeld. Afgevaardigdes moet asb. hierdie nommer op selfone se adreslys stoor onder die naam “Sinode NGKOK 2021”.

9.3  Stemming oor ander sake kan ook op Zoom of kerkordelik op ander elektroniese wyses geskied, en word deur die voorsitter gereël.

10.  Program van werksaamhede

10.1  Die Ontwerpspan het die Program van Werksaamhede voorberei na aanleiding van die vier sinodale funksies en die sinodale roepingsverklaring.

10.2  Die Sakelys volg die Program van Werksaamhede soos deur die Ontwerpspan beplan.

11.  Voorbereiding van sakelys

11.1  Die sakelys is deur die Skriba van die Sinodale Kommissie voorberei en word elektronies versend ten einde afgevaardigdes sowat een maand voor die vergadering te bereik.

11.2  Die sakelys word ook op die sinode se webblad gepubliseer – besoek www.ngkok.co.za en klik op SINODE > Sinode 2021. Die direkte skakel is https://ngkok.co.za/sinode-2021/.

11.3  Waar afgevaardigdes ‘n gedrukte kopie van die sakelys benodig, word kerkkantore versoek om die sakelys vir die gemeente se afgevaardigdes uit te druk.

11.4  Die sakelys sal tydens die vergadering as gelese beskou word. Berei dus asseblief noukeurig voor.

12.  Voorbidding vir die sinode

12.1  Gemeentes word opgeroep om vanaf Sondag, 19 September voorbidding te doen vir die sinode.

12.2  Ons sal dit waardeer as gemeentes daagliks aktief bid vir die sinode en gebeure by die sinode op ons Facebookblad en op Twitter sal volg.

13.  Kommunikasie

13.1  Ons sal daagliks oor gebeure by die sinode kommunikeer.  Hierdie kommunikasie sal plaasvind deur
Ÿ  Facebook – volg die gesprek lewendig by www.facebook.com/ooskaap

Ÿ  Twitter – volg NGK_OosKaap, en kyk uit vir #NGKOK.

13.2  Die dokumente van die sinode kan gevind word via ons webblad by www.ngkok.co.za (klik op “SINODE” op die keusebalk bo-aan die blad, daarna op “Sinode 2021”).

14.  Sprekers

14.1  Die Ontwerpspan reël moontlik met enkele sprekers van buite wat die werksaamhede van die vergadering dien.

15.  Hantering van die notule / handelinge

15.1  Die notule word deur die Notulekommissie versorg en sal daagliks deur die Sinode goedgekeur word. Die notule van die laaste sittingsdag sal deur die Sinodale Kommissie goedgekeur word.

15.2  Na goedkeuring deur die SK word die notule as deel van die Handelinge na gemeentes versend vir die aandag van die afgevaardigdes.

16.  Data en internetkonneksie

16.1  Data is die brandstof vir hierdie vergadering op Zoom. Gemeentes word versoek om hul Wi-Fi tot beskikking van afgevaardigdes te stel.

16.2  Waar afgevaardigdes van mobiele data afhanklik is, moet die hoeveelheid data wat u gaan benodig in gedagte gehou word . Om vir vier ure aan ‘n vergadering deel te neem (met almal se video afgeskakel) behoort 1 tot 2 GB voldoende te wees. Met video sal sowat 3-4GB nodig wees.

16.3  Lynspoed van minstens 3 tot 4 Mbps (download én upload) per afgevaardigde wat gelyktydig aanlyn is, is nodig. ‘n Vesellyn, satellietlyn of LTE werk beste, u moet dit vooraf toets.

16.4  Gemeentes of ringe word versoek om afgevaardigdes met die koste van mobiele data by te staan, indien nodig.

17.  Afkondigings

17.1  Die Skriba en Notulekommissie keur en hanteer alle afkondigings.

18.  Verlof vir afwesigheid

18.1  Aansoeke om afwesigheid word by die Skriba en Notulekommissie ingedien, wat dit daagliks aan die vergadering voorlê, waarna dit in die notule gepubliseer word.

18.2  Geen lid van die vergadering mag afwesig wees sonder verlof nie.

19.  Groepleiers

19.1  Die afgevaardigdes is in groepe verdeel ten einde maksimum deelname aan die besprekings te bevorder. Hoewel ons op Zoom vergader, sal daar steeds ruimte vir groepsbesprekings wees.

19.2  Groepleiers is aangewys en ontvang toerusting op Zoom, Maandagoggend, 11 Oktober, vanaf 10:00 – 11:00. Groepleiers word afsonderlik gekontak.

20.  Tydelike kommissies

20.1  Die Tydelike Kommissies is deur die Ontwerpspan saamgestel uit die afgevaardigdes (Bep 35.7).

20.2  ‘n Sameroeper verantwoordelik vir die konstituering van die kommissie, is benoem. Kommissies vergader op Zoom op tye wat aan lede gekommunikeer sal word. Nadat die kommissie gekonstitueer het, kies hy sy voorsitter en skriba.

20.3  Die skriba van elke Tydelike Kommissie besorg sy kommissie se verslae aan die Notulekommissie wat dit in samewerking met die skriba van die sinode nasien, versorg en aan afgevaardigdes versprei.

20.4  Alle voorstelle, besluite of beskrywingspunte met finansiële of regsimplikasies word na onderskeidelik die Tydelike Kommissie vir Fondse en die Tydelike Regskommissie verwys. Voorstellers het die reg om hul aanbeveling by die Tydelike Fondsekommissie / Tydelike Regskommissie te motiveer.

20.5  Tydelike Kommissie vir die Notule / Sakeregister / Besluite aan Kerkrade

20.5.1  Samestelling

DW Mouton (sameroeper), DO Strydom (hulpskriba), RC Botha en DT Wessels.

20.5.2  Hierdie kommissie konstitueer op Maandag 11 Oktober om 16:00 by die sinodale kantoor.

20.6  Tydelike Regskommissie

20.6.1  Samestelling (Bep 35.7.1)

Leraars: DH Davel (sameroeper), WF Jurgens, DC Thomas, JH Vermaak.

Kerkraadslede: C van Loggerenberg, WC Breytenbach, EP Blignault, GR Meyer.

20.6.2  Hierdie kommissie vergader wanneer dit saamgeroep word.

20.7  Tydelike Fondsekommissie

20.7.1  Samestelling (Bep 35.7.2)

RingLeraarKerkraadslid
AlbanieWD SchoemanIS Ferreira
AlgoaPG LoubserPV Spies
BurgersdorpAJJ van TonderJJ Bekker
CradockJN TaljaardJJ Moolman
DordrechtDC ThomasGS van Biljon
Graaff-ReinetJJ EksteenJM Nel
HumansdorpD HiggsL Mostert
Oos-LondenJH KleynhansE Swanepoel
PEPCJ NelRMJ Nell
PE-WesDW Mouton (s)T Kriek
SondagsrivierAHG LötterRE Griebenow
UitenhageHJ MeyerAG Calitz

20.7.2  Hierdie kommissie vergader wanneer dit saamgeroep word.

20.8  Tydelike Kommissie vir Leer en Aktuele Sake

20.8.1  Samestelling

Leraars: J Bohnen (sameroeper), NW Bezuidenhout, NJG van der Westhuizen en RdeW Oosthuizen
Kerkraadslede: OO Meyer, FE Potgieter, J van der Merwe.

20.8.2  Hierdie kommissie vergader wanneer dit saamgeroep word.

20.9  Tydelike Kommissie vir Algemene Sake en Ekumene

20.9.1  Samestelling

Leraars: JJ Louw (sameroeper), DW Mouton, M van Niekerk, B-M Jacobs

Kerkraadslede: E Bester, A van Zyl, WJ Olivier, ME Marais

20.10  Stemmetellers

20.10.1  Samestelling

Di WD Schoeman (sameroeper), RC Botha.

20.10.2  Hierdie kommissie vergader op Maandag 11 Oktober om 15:00 by die sinodale kantoor.

20.11  Kommissie vir Vergaderingskoste

20.11.1  Die Tydelike Fondsekommissie sal, indien nodig, ook hierdie rol vervul.

20.12  Direkteur Sinode

20.12.1  Die Direkteur Sinode is in adviserende hoedanigheid by alle tydelike kommissies betrokke.

21.  Skakeling met die media

21.1  Skakeling met die media word deur die lede van die moderatuur hanteer.

22.  Dagwydings en dagsluitings

22.1  Die Ontwerpspan het prof Marius Nel genooi om die dagwydings te hanteer.

22.2  Die vergadering word daagliks met gebed afgesluit.

23.  Afsluiting

23.1  Die afsluiting sal op Donderdag, 21 Oktober deur die onder-voorsitter waargeneem word.  Dit geskied in oorleg met die Ontwerpspan.

24.  Slot

24.1  Die Kommissie bid die sinode ‘n geseënde vergadering toe.

Ds Jasper Louw (Voorsitter)
Ds Danie Mouton (Skriba)

Terug na INHOUDSOPGAWE

Print Friendly, PDF & Email
close
Teken in op Grens.Pos, ons e-nuusbrief
Ons hanteer jou data privaat en deel dit nie met buitestaanders nie.