Die hantering van fondse in gemeentes bly ‘n sensitiewe punt, veral omdat kerkraadslede en kantoorpersoneel beskerm moet word. Elke jaar verneem ons van ‘n gemeente wat geld deur onreëlmatighede verloor het. Ons Sinode van Oos-Kaapland het die volgende in November 2016 goedgekeur:

FINANSIËLE KONTROLES IN GEMEENTES

1.  Die Sinode het bewus geword van verskeie die ongelukkige situasies van gemeentes wat fondse deur interne diefstal verloor het.

2.  In die lig hiervan is die Sinodale Kommissie vir Fondse versoek om riglyne te formuleer vir die hantering van fondse in gemeentes.

3.  Die risiko lê op meer as een terrein:

• Tussen die ontvangs van kontant en die uitskryf van ‘n gemagtigde kwitansie vir daardie fondse
• Die uitskryf van die kwitansie en die bank van fondse
• Die uitbetaling van fondse aan ongemagtigde begunstigdes

4.  Voorsorgmaatreëls:

• Die beste voorsorgmaatreël is om altyd te verseker dat meer as een persoon fondse hanteer totdat ‘n gemagtigde kwitansie daarvoor uitgeskryf word. Waar ‘n diaken fondse kollekteer, moet dit onverwyld in die skenker se teenwoordig aangeteken en deur die skenker onderteken word. Fondse wat met eredienste gekollekteer word, moet altyd deur minstens twee persone hanteer word totdat dit klaar getel en die bedrag aangeteken is.
• Direkte elektroniese betalings moet deur meer as een persoon hanteer word: die transaksie moet deur een persoon opgestel en deur ‘n ander gemagtig te word.
• In die magtiging van transaksies moet verseker word dat die fondse aan die korrekte begunstigdes uitbetaal word.
• Alle fondse moet deur die kerk se amptelike bankrekening gaan. Kontant wat ingesamel is, moet eers gebank word voordat uitgawes daarmee betaal word. Hoewel hoë bankkoste dikwels op kontant van toepassing is, moet hierdie prosedure steeds gevolg word.
• Die kerkraad moet die aanstelling van die ouditeurs hanteer, en verseker dat die gemeente se boeke inderdaad deur daardie ouditeurs nagegaan is.
• Die gemeente se geouditeerde inkomstestaat (Vorm B) en ouditverslag moet tydens ‘n kerkraadsvergadering goedgekeur en daarna onderteken word. Dit word dan jaarliks voor 30 Junie aan die ringskriba en sinodale kantoor gestuur.

5.  Kerkrade word versoek om hul interne prosesse om geld te hanteer self te laat kontroleer, met volledige verslag aan die kerkraad.

SIEN OOK: Hulp met finansies in gemeentes